Algemene Voorwaarden

1. Wie zijn wij

Helveron is een eenmanszaak die digitale beheersystemen op maat bouwt en automatiseert voor ondernemers die met leden, klanten of leerlingen werken.

2. Definities

• Helveron: de in artikel 1 genoemde eenmanszaak, gebruiker van deze voorwaarden.
• Opdrachtgever: de onderneming of organisatie die met Helveron een overeenkomst aangaat.
• Systeem of portaal: het beheersysteem op maat dat Helveron voor de opdrachtgever bouwt en levert.
• Bouwfee: de eenmalige vergoeding voor het ontwerpen, bouwen en inrichten van het systeem.
• Abonnement: de maandelijkse vergoeding voor hosting, onderhoud, updates, ondersteuning en kleine aanpassingen.
• Leden of eindgebruikers: de klanten, leden of leerlingen van de opdrachtgever die het systeem gebruiken.

3. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elke offerte en overeenkomst tussen Helveron en de opdrachtgever. Afwijkingen gelden alleen als Helveron deze schriftelijk heeft bevestigd. Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de opdrachtgever wijst Helveron uitdrukkelijk van de hand.

4. Offerte en totstandkoming

Een offerte van Helveron is vrijblijvend en geldig gedurende een week na verzending, tenzij anders vermeld. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de opdrachtgever de offerte digitaal of schriftelijk aanvaardt. Helveron mag een opdracht zonder opgaaf van reden weigeren.

5. Uitvoering en oplevering

Helveron richt het systeem in op het proces van de opdrachtgever en in diens huisstijl. Genoemde opleverdata zijn een indicatie en geen fatale termijn. Vóór livegang loopt Helveron het systeem samen met de opdrachtgever door tijdens een opleverreview; redelijke laatste wensen verwerkt Helveron voordat het systeem live gaat.

6. Medewerking van de opdrachtgever

De opdrachtgever levert tijdig de gegevens, teksten, beeldmateriaal en toegang die Helveron nodig heeft, en wijst één contactpersoon aan. Loopt de uitvoering vertraging op doordat de opdrachtgever dit nalaat, dan komen de gevolgen daarvan voor rekening van de opdrachtgever.

7. Prijzen en betaling

• Bouwfee: wordt gefactureerd volgens het betaalschema in de offerte. Tenzij daar anders vermeld geldt: 50% bij aanvaarding van de offerte en 50% bij oplevering. Helveron start de bouw na ontvangst van de eerste termijn.
• Abonnement: maandelijks vooraf verschuldigd, te voldoen via automatische incasso.
• Btw: alle genoemde bedragen zijn exclusief btw. Helveron brengt het wettelijk geldende btw-tarief in rekening, op dit moment 21 procent. Wijzigt het tarief van overheidswege, dan geldt het nieuwe tarief.
• Betaaltermijn: facturen worden binnen 14 dagen na factuurdatum voldaan, tenzij anders overeengekomen.

Alle bedragen zijn in euro. Helveron mag het abonnementstarief ten hoogste eenmaal per kalenderjaar aanpassen. Een aanpassing wordt ten minste drie maanden vooraf schriftelijk aangekondigd. Verhoogt Helveron het tarief met meer dan de consumentenprijsindex over het voorgaande jaar, dan mag de opdrachtgever de overeenkomst binnen dertig dagen na de aankondiging opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.

Een aanpassing van het pakket die volgt uit groei van het aantal actieve leden, zoals beschreven in de offerte, geldt niet als tariefsverhoging in de zin van de vorige alinea. Ook zo'n aanpassing wordt minimaal één maand vooraf aangekondigd.

8. Te late betaling

Betaalt de opdrachtgever niet op tijd, dan stuurt Helveron een herinnering. Blijft betaling daarna uit, dan mag Helveron de toegang tot het systeem opschorten totdat het openstaande bedrag is voldaan. De opdrachtgever is in dat geval de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten verschuldigd. Opschorting laat de betalingsverplichting onverlet.

9. Looptijd, hosting en opzegging

De bouwfee is een eenmalige opdracht. Het abonnement loopt vanaf oplevering en is maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één maand. Hosting, onderhoud en updates zijn in het abonnement inbegrepen. Bij beëindiging van het abonnement vervalt de toegang tot het portaal en de bijbehorende hosting. De opdrachtgever behoudt zijn gegevens, zijn huisstijl en zijn website.

Bij beëindiging. Helveron levert op verzoek van de opdrachtgever binnen tien werkdagen een export van de ingevoerde gegevens in een gangbaar en machineleesbaar formaat, en draagt de websitebestanden over, zodat de opdrachtgever elders kan voortzetten. Die export is kosteloos zolang de opdrachtgever aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan. Helveron bewaart de gegevens nog dertig kalenderdagen na beëindiging, zodat de opdrachtgever de tijd heeft de export op te vragen, en verwijdert ze daarna definitief uit de actieve systemen, met uitzondering van wat Helveron wettelijk moet bewaren.

10. Wijzigingen en meerwerk

Kleine aanpassingen die naar inschatting van Helveron minder dan een uur werk kosten, zijn inbegrepen in het abonnement. Wijzigingen of uitbreidingen die meer tijd vergen, gelden als meerwerk en worden berekend tegen een uurtarief van € 60 (excl. btw). Helveron geeft daarvan vooraf een indicatie en voert het pas uit na akkoord van de opdrachtgever.

11. Intellectueel eigendom en gebruiksrecht

Alle intellectuele eigendomsrechten op de portaal- en applicatiecode, de gedeelde backend en de overige generieke software en componenten die Helveron voor meerdere klanten gebruikt, berusten en blijven bij Helveron. De opdrachtgever krijgt hierop een niet-exclusief gebruiksrecht zolang de overeenkomst loopt. De gegevens die de opdrachtgever en diens leden in het systeem invoeren, de huisstijl en de website zijn en blijven eigendom van de opdrachtgever, ook na beëindiging van de overeenkomst.

12. Gegevens en privacy

Helveron verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor de gegevens van de leden die de opdrachtgever in het systeem invoert, treedt Helveron op als verwerker; hiervoor sluiten partijen een verwerkersovereenkomst. De volledige uitleg staat in de privacyverklaring op helveron.com.

13. Beschikbaarheid en onderhoud

Helveron spant zich in voor een goede beschikbaarheid van het systeem en host op een beveiligde infrastructuur binnen de Europese Economische Ruimte of een land met een passend beschermingsniveau. Helveron garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid en mag het systeem tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, zo veel mogelijk buiten kantooruren.

Back-ups. Helveron maakt dagelijks een back-up van de gegevens in het systeem en bewaart die ten minste zeven dagen. Back-ups zijn bedoeld om na een storing of fout aan de kant van Helveron te kunnen herstellen. Ze zijn geen archief: de opdrachtgever kan er geen aanspraak op maken om gegevens terug te halen die hij zelf heeft verwijderd, tenzij Helveron dat redelijkerwijs kan uitvoeren. Op verzoek herstelt Helveron een back-up; bij herstel dat voortkomt uit handelen van de opdrachtgever geldt het uurtarief voor meerwerk.

Onderhoud met impact. Onderhoud waarbij het systeem naar verwachting langer dan dertig minuten niet bruikbaar is, kondigt Helveron ten minste twee werkdagen vooraf aan, behalve bij spoedeisend onderhoud dat nodig is voor de beveiliging of de continuïteit.

14. Aansprakelijkheid

Helveron levert een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting, tenzij in de offerte uitdrukkelijk anders is vastgelegd.

De aansprakelijkheid van Helveron voor directe schade is per gebeurtenis, waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis geldt, beperkt tot het totaal van de bedragen die de opdrachtgever in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis aan Helveron heeft betaald, vermeerderd met de bouwfee voor zover die binnen die periode is voldaan. Keert een verzekering van Helveron in het betreffende geval een hoger bedrag uit, dan geldt dat hogere bedrag.

Onder directe schade wordt in ieder geval verstaan: redelijke kosten om de prestatie alsnog te laten beantwoorden aan de overeenkomst, redelijke kosten ter vaststelling van oorzaak en omvang van de schade, en redelijke kosten ter voorkoming of beperking van de schade.

Helveron is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade en schade door bedrijfsstagnatie.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Helveron, en evenmin voor zover dwingend recht zich daartegen verzet.

Elke aanspraak vervalt als de opdrachtgever Helveron niet binnen twee maanden nadat hij de schade heeft ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken schriftelijk aansprakelijk heeft gesteld, en in elk geval twaalf maanden na de gebeurtenis.

15. Overmacht

Bij overmacht worden de verplichtingen van Helveron opgeschort. Onder overmacht vallen onder meer storingen of uitval bij toeleveranciers en hostingpartijen, internet- en stroomstoringen, en andere omstandigheden buiten de redelijke invloed van Helveron.

16. Geheimhouding

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij van elkaar ontvangen vertrouwelijk en gebruiken deze alleen voor de uitvoering van de overeenkomst.

17. Wijziging van de voorwaarden

Helveron mag deze voorwaarden wijzigen. De meest recente versie staat op helveron.com. Bij ingrijpende wijzigingen informeert Helveron actieve opdrachtgevers per e-mail.

18. Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Helveron is gevestigd, tenzij de wet dwingend anders bepaalt.

19. Contact