BLS Sports Academy draait op een eigen portaal, op hun eigen adres en in hun eigen huisstijl. Leden boeken en betalen er zelf; de club ziet rooster, aanwezigheid en cijfers op dezelfde plek.
± 10 uur per week minder administratie
BLS Sports Academy traint in kleine groepen. De administratie liep zoals bij de meeste academies: inschrijvingen in de groepsapp, een rooster in een spreadsheet, betalingen die iemand met de hand moest bijhouden. Dat werkt, tot het niet meer werkt.
Elke week ging er tijd op aan navragen. Wie komt er dinsdag, wie heeft al betaald, klopt dit saldo nog. De cijfers stonden op drie plekken en die drie plekken waren het zelden helemaal eens. Wat er nodig was, was geen extra tool erbij, maar één plek waar het lid en de club naar hetzelfde kijken.
Hieronder loop je door het portaal zoals het draait: eerst de kant van het lid, daarna de kant van de club. Het zijn twee ingangen op hetzelfde systeem, dus wat aan de ene kant gebeurt staat aan de andere kant meteen goed.
Schermen uit een demo-omgeving. De cijfers zijn voorbeelden.
De kant van het lid
Het lid opent het portaal en ziet zijn eigen agenda: welke trainingen geboekt staan, op welke dag en in welke vorm. Geen appje meer om te vragen wanneer de volgende training is. Alles staat onder de naam en de kleuren van BLS Sports, op hun eigen adres.
Het lid kiest een training uit het rooster en boekt die zelf. Het portaal telt live hoeveel plekken er nog vrij zijn en sluit een training zodra hij vol zit. Niemand hoeft nog handmatig namen op een lijst te zetten of achteraf te ontdekken dat een groep overvol staat.
BLS werkt met credits. Het lid koopt een bundel, rekent af via Mollie en het saldo staat er direct op. Elke trainingsvorm kost een vast aantal credits: een groepstraining één, small group twee, trio drie en een individuele training vier. Betaalt iemand contant, dan boekt de club dat in het beheerportaal, zodat het saldo ook dan klopt.
Elke aankoop, elke boeking en elke vervaldatum staat in het eigen overzicht van het lid. Er is geen los bestand meer waar iemand maar op moet vertrouwen: het lid ziet zelf wat eraf ging en waarom. Dat haalt de meeste vragen bij de club weg voordat ze gesteld worden.
De kant van de club
Aan de andere kant van hetzelfde systeem opent de club het beheerportaal. Per training staat de deelnemerslijst er, inclusief welke trainingen nog afgetekend moeten worden. Aanwezigheid afvinken is één handeling en werkt meteen door in het saldo van het lid.
De club zet een training klaar met vorm, tijd, trainer en een maximaal aantal deelnemers. Wat hier staat, is precies wat het lid ziet. Er is geen tweede rooster in een groepsapp dat er stilletjes van afwijkt en dat achteraf gelijkgetrokken moet worden.
Omzet, bezetting en het verloop van de credits komen rechtstreeks uit het systeem. De club opent een tabblad in plaats van een maand achteraf te reconstrueren uit bonnetjes en berichten. Daar zit het grootste deel van de tijd die dit per week oplevert.
Boeken, betalen en aanwezigheid lopen door het systeem in plaats van via de club. De tijd die daarmee vrijkomt gaat naar trainen.
Wat het lid ziet is wat de club ziet. Geen spreadsheet naast een groepsapp naast een kasboekje die achteraf gelijkgetrokken moeten worden.
Het portaal staat op hun eigen domein in hun eigen huisstijl. Ook de mails die leden krijgen komen binnen onder de naam van BLS Sports.
Sinds we met Helveron werken, besparen we zo'n 10 uur per week aan administratie.
Betalingen, roosters en inschrijvingen lopen vanzelf, zodat wij ons
weer volledig op onze klanten kunnen richten.
45 minuten · vrijblijvend · geen verplichting
