Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Deze privacyverklaring gaat over de gegevens die Helveron voor zichzelf verwerkt: bezoekers van helveron.com, mensen die het contactformulier invullen of een gratis inschrijfcheck aanvragen, contactpersonen bij klanten, en de administratie die daarbij hoort. Voor die verwerkingen is Helveron verwerkingsverantwoordelijke.

Deze verklaring gaat niet over de gegevens van leden, cursisten of deelnemers die een klant in zijn eigen systeem invoert. Daar is de klant zelf verwerkingsverantwoordelijke en treedt Helveron uitsluitend op als verwerker, in opdracht en volgens de instructies van die klant. Wat Helveron daarbij wel en niet mag, staat in de verwerkersovereenkomst die met elke klant wordt gesloten. Ben je lid van een club of academie en heb je een vraag over jouw gegevens, wend je dan tot die organisatie; zij is jouw aanspreekpunt.

Helveron is een eenmanszaak gespecialiseerd in het bouwen en automatiseren van digitale beheersystemen op maat voor ondernemers die met leden, klanten of leerlingen werken, zoals sportclubs, studio's, academies, verenigingen en praktijken.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Wij verzamelen nooit meer gegevens dan noodzakelijk voor het genoemde doel.

3. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens

• Intakegesprekken zonder vervolg: maximaal 6 maanden na het gesprek.
• Nulmeting zonder vervolg: maximaal 6 maanden na het invullen. Volgt er een gesprek of klantrelatie, dan gelden de termijnen daarvan.
• Kennisreeks: zonder bevestiging binnen 30 dagen verwijderen we je aanmelding. Meld je je af, dan bewaren we je aanmelding en afmelding nog 12 maanden als bewijs van je toestemming, daarna worden ze verwijderd.
• Klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt, daarna maximaal 7 jaar vanwege de wettelijke bewaarplicht voor de Belastingdienst (factuuradministratie).
• E-mailcorrespondentie: maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij onderdeel van een actieve klantrelatie.

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd.

4. Delen wij gegevens met derden

Helveron verkoopt jouw gegevens nooit aan derden. We maken gebruik van de volgende dienstverleners (verwerkers):

Partijen binnen de EU/EER (Moneybird, Mollie, Bunny, Pirsch) vereisen geen aanvullende doorgiftewaarborg. Voor Zwitserland (Supabase, Proton Mail) geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zodat ook daar geen aanvullende waarborg nodig is. Voor doorgifte naar de Verenigde Staten (Cloudflare, Resend, Stripe) gelden het EU-US Data Privacy Framework (DPF) en/of Standaardcontractbepalingen (SCC's) conform hoofdstuk V AVG. Helveron verstrekt gegevens aan autoriteiten uitsluitend indien hiertoe een wettelijke verplichting bestaat.

5. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde opslag (AES-256) via Supabase
• HTTPS/TLS voor alle datatransport
• Toegangsbeveiliging met sterke wachtwoorden en twee-factor-authenticatie
• Beperkte toegang: alleen Helveron en strikt noodzakelijke subverwerkers hebben toegang tot de systemen
• Hosting in datacenters die voldoen aan ISO 27001 of gelijkwaardig

6. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

Als je het niet eens bent met onze verwerking, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Toestemming intrekken. Verwerken wij gegevens op basis van jouw toestemming, dan kun je die op elk moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.

Geautomatiseerde besluitvorming. Helveron neemt geen besluiten over personen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, en maakt geen profielen van websitebezoekers of contactpersonen.

Verplichte verstrekking. Het contactformulier invullen of een inschrijfcheck aanvragen is vrijwillig; verstrek je bepaalde gegevens niet, dan kunnen wij je aanvraag mogelijk niet volledig behandelen. Voor een overeenkomst zijn bedrijfs- en factuurgegevens wél noodzakelijk, anders kunnen wij niet leveren en niet factureren.

Herkomst van de gegevens. Vrijwel alles ontvangen wij rechtstreeks van jou. Bij zakelijke benadering gebruiken wij daarnaast openbare bronnen, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of een openbare bedrijfswebsite.

7. Cookies

Helveron gebruikt op helveron.com Pirsch Analytics voor het meten van websitebezoek. Pirsch plaatst geen cookies en slaat niets op je apparaat op. Je IP-adres en browsergegevens worden alleen gebruikt om een onherleidbare code te maken die elke dag verandert; het IP-adres zelf wordt niet bewaard. De statistieken staan op servers in Duitsland. Er is geen toestemming vereist voor dit type analytics.

8. Wijzigingen in deze verklaring

Helveron kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op helveron.com/privacy. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we actieve klanten per e-mail.

Versie: 1.5  ·  September 2026

9. Contact

Voor vragen of verzoeken over jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via: